Homeoffice steigert die Flexibilität und ist für Unternehmen ein wichtiger Baustein in der Digitalisierung.

Nicht wenige Unternehmen in Marburg mussten im Zuge der Corona-Pandemie ihre gewohnten Arbeitsstrukturen und -abläufe umstellen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Homeoffice einbinden – und das oftmals, ohne zuvor Erfahrungen mit dezentraler Arbeit gesammelt zu haben. Auch wenn das Homeoffice nicht nur Befürworter hat, gewinnen Unternehmen dadurch eine moderne Arbeitsinfrastruktur und Flexibilität, die auch nach der Corona-Pandemie ein wichtiger Baustein in der Digitalisierung der Unternehmen sein wird. Die finanziellen und organisatorischen Hürden für die Einrichtung eines professionellen Remote-Arbeitsplatzes sind dabei überschaubar. Und mit der richtigen Umsetzung werden auch die hohen Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz eingehalten.

Welche technische Ausstattung benötigen Sie im Homeoffice?

Grundsätzlich wird ein gesicherter Zugang (Virtual Private Network, VPN) in das Firmennetzwerk benötigt, über den die verschlüsselte Kommunikation zwischen Firma und Homeoffice übertragen wird. Bei den Firewalls unseres Partners Securepoint sind die VPN Zugänge inklusive, d. h. es entstehen keine zusätzlichen Kosten. Vorteil der Anbindung mit VPN ist unter anderem, dass private, also personalisierte Zugänge pro Mitarbeiter erstellt werden und diese bei z. B. Verlust des Laptops innerhalb weniger Minuten deaktiviert werden können. Somit ist der Zugriff durch Unbefugte über den VPN Zugang nahezu ausgeschlossen.

Eine moderne NextGen UTM-Firewall wird nicht nur für den Aufbau der VPN Verbindungen benötigt. Vielmehr ist sie das zentrale Element für den Schutz des Unternehmensnetzwerks sowie der Daten im Homeoffice. Ohne diese Firewall können der IT-Sicherheitsstandard Securepoint Unified Security Cert+ sowie die ab April 2021 für Arztpraxen gültige IT-Richtlinie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) nicht eingehalten werden.

Moderne Endgeräte, die den aktuellen Anforderungen an Sicherheit und Performance entsprechen, bilden die Basis für ein effizientes und produktives Arbeiten im Homeoffice. Hier können durchaus kostengünstige gebrauchte und generalüberholte Geräte zum Einsatz kommen. Die Geräte unserer Partner beinhalten eine einjährige Garantie und lizenzierte Original-Microsoft-Software. Die Verwendung privater oder nicht zentral von der IT verwalteter Endgeräte empfehlen wir hingegen nicht. Diese erfüllen nicht die hohen Unternehmensrichtlinien für IT-Sicherheit und Datenschutz.

Wichtig ist ebenfalls professionelles Equipment, z. B. ein Telefon oder Headset für die telefonische Erreichbarkeit, Webcam für die Teilnahme an Videokonferenzen sowie ein externer Monitor oder anderes Mobiliar, die ein ergonomisches Arbeiten ermöglichen. Den Konferenzraum Ihres Unternehmens können Sie mit einer Videokonferenzlösung in die Meetings einbinden.

Folgende sicherheitstechnische Anforderungen sollten im Homeoffice erfüllt werden

• Die Verschlüsselung der lokalen Festplatten bei allen Endgeräten ist obligatorisch. Microsoft liefert für Windows 10 mit BitLocker bereits die notwendige Technologie.
• Sicherheitsupdates für das Betriebssystem sowie installierte Anwendungen wie Microsoft Office etc. müssen umgehend installiert werden.
• Der Einsatz einer modernen Antivirensoftware auf allen Laptops, PCs und Servern ist Pflicht. Die Updates des Herstellers sollten automatisch installiert werden. Moderne Antivirensoftware scannt nicht nur Dateien beim Öffnen oder Ausführen, sondern beinhaltet neue Features wie Maschinelles Lernen und Verhaltensüberwachung. Dadurch wird das Verhalten des Betriebssystems sowie ausgeführter Programme in Echtzeit analysiert und Gegenmaßnahmen werden bei Bedrohungen automatisiert eingeleitet. Bei unseren Lösungen von Trend Micro genießen Sie immer den gleichhohen, branchenführenden Schutz, egal ob Sie im Büro, Homeoffice oder auf der Baustelle sind.
• Von den lokal auf den Endgeräten gespeicherten Daten und Dokumenten wird keine Datensicherung erstellt. Mit einer VPN-Verbindung haben Sie Zugriff auf die Firmensysteme und sollten die Daten auch nur dort öffnen und abspeichern.
• Verwenden Sie sichere Passwörter und verwenden sie nicht das gleiche Passwort für mehrere Konten. Weiterführende Informationen zum Erstellen sicherer Passwörter liefert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI.
• In Krisen-Situationen wie der Corona-Pandemie sind vermehrt Phishing-Angriffe zu verzeichnen, daher ist beim Bearbeiten von E-Mails besondere Vorsicht geboten. Prüfen Sie in E-Mails enthaltene Links, bevor Sie sie öffnen und verraten Sie niemals ihr Passwort.
• Schulen und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter. Unser Partner Securepoint bietet Cyber Security Awareness Online-Schulungen für ein sicheres Arbeiten im Homeoffice. Für Geschäftsführer und Entscheider bietet Securepoint eine Schulung speziell zu den (Arbeits-)rechtlichen Voraussetzungen im Homeoffice. Sprechen Sie uns an, falls Sie an einer Online-Schulung teilnehmen möchten.

Umsetzung von Homeoffice in der Praxis

Wir nutzen selbst intensiv die Möglichkeit, von unterwegs auf unsere Daten und Systeme sowie die unserer Kunden zuzugreifen. Auch etliche unserer Kunden arbeiten erfolgreich im Homeoffice oder unterwegs z. B. auf Baustellen. Folgende Beispiele verdeutlichen die konkrete Umsetzung in der Praxis.

1. Sie nutzen im Büro einen Laptop, von dem Sie auch unterwegs Zugriff auf Ihre Daten und Andwendungen haben möchten. Der Laptop unterliegt den strengen IT-Sicherheitsrichtlinien. Die lokalen Festplatten sind verschlüsselt und Antivirensoftware ist installiert und richtig konfiguriert. Auf dem Laptop sind bereits alle benötigten Anwendungen installiert und eingerichtet. Nach Aufbau einer VPN-Verbindung hat der Laptop Zugriff auf das Firmennetzwerk und damit alle Ressourcen wie Netzlaufwerke, Server und Drucker. Bei Bedarf kann auch ein Drucker im Homeoffice eingebunden werden. Mit dieser Lösung arbeiten einige Kunden bereits erfolgreich im Homeoffice, bei Kundenterminen in Marburg und bundesweit oder unterwegs auf Baustellen.
2. Es wird ein Laptop oder PC nur für das Homeoffice verwendet, Anwendungen sind nicht installiert. Der Mitarbeiter startet im Homeoffice die VPN Verbindung und hat Zugriff ins Unternehmensnetzwerk. Er kann aus der Ferne den PC im Büro einschalten und sich anschließend per Fernzugriff (Remotedesktop Protokoll, RDP) am PC im Büro anmelden. Nun arbeitet er vom Homeoffice aus direkt auf dem PC im Büro und hat Zugriff auf alle Anwendungen, Daten und Ressourcen. Die Daten bleiben immer im Unternehmensnetzwerk und unterliegen somit zu jeder Zeit den hohen IT-Sicherheitsrichtlinien, die wir bei unseren Kunden umsetzen. Der Fernzugriff ist lediglich dazu da, den Inhalt des Bildschirms auf ihren Monitor im Homeoffice zu übertragen. Wie im obigen Beispiel auch kann ein Drucker im Homeoffice in den Fernzugriff eingebunden werden. Somit kann der Mitarbeiter Dokumente entweder zuhause oder im Büro für die Kollegen ausdrucken. Auch diese Lösung haben wir bei einigen Kunden erfolgreich umgesetzt.

Mit folgender Hard- und Software arbeiten Sie nicht nur im Homeoffice noch effizienter

Microsoft 365

• Überall E-Mails empfangen und versenden
• Teamarbeit und Kommunikation mit Videokonferenz und Chat dank Microsoft Teams
• Dokumente sicher mit Kunden teilen über OneDrive
• und viele weitere Vorteile

Moderne VOIP-Telefonanlage von STARFACE

• Seien Sie im Homeoffice über Ihre interne Durchwahl erreichbar
• Mit einem Softphone (USB-Headset) telefonieren Sie im Homeoffice, als wären Sie im Büro anwesend
• Nutzen Sie Videomeetings mit STARFACE NEON, externe Teilnehmer können ohne Registrierung direkt im Browser teilnehmen. DSGVO-konform, TLS-verschlüsselt und 100% Hosting in deutschen Rechenzentren.
• Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen Ihren aktuellen Status (Verfügbar, Abwesend, etc.)
• Nutzen Sie die integrierte Chatfunktion und tippen Sie weniger E-Mails für kurze Absprachen
• und viele weitere Vorteile

Videokonferenzen für Gruppen mit Poly

• Einfach in der Einrichtung, ohne Computer nutzbar
• Hervorragende Audio- und Videoqualität
• Teilen Sie Inhalte ganz einfach per Kabel oder kabellos
• Halten Sie vom Homeoffice aus Meetings mit den Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen
• Kompatibel mit allen führenden Anbietern wie Zoom Rooms, Microsoft Teams, GoToRoom, etc.

Zentrale E-Mall-Signatur

• Immer dieselbe E-Mail-Signatur verwenden, egal wo Sie sich befinden und von welchem Gerät Sie E-Mails versenden
• E-Mail-Signatur für alle Mitarbeiter in wenigen Minuten ändern
• Bilder in die Signatur einbetten, damit Sie von Outlook nicht geblockt werden