Wir unterstützen Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung.

Ab dem 01.01.2025 gilt in Deutschland eine Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen. Viele Unternehmen sind aktuell verunsichert oder haben Fragen, was diese Pflicht im Alltag konkret bedeutet. Mit diesem Artikel möchten wir Sie unterstützen, damit Sie die Umstellung ab dem 01.01.2025 entspannt angehen können.

Disclaimer: Der folgende Text ist keine Rechtsberatung. Bei Fragen kontaktieren Sie im Zweifelsfall das Steuerbüro oder die Anwaltskanzlei Ihres Vertrauens.

Übersicht E-Rechnung

Rechnungen wurden bisher meist als PDF-Datei per E-Mail versendet und empfangen. Alternativ wurden Rechnungen auch mit Word oder einem anderen Office-Programm erstellt. Beide Varianten gelten ab 01.01.2024 nicht als E-Rechnung. Ebenso wenig erfüllen eingescannte Papierdokumente die neuen Anforderungen. Bei einer elektronischen Rechnung müssen die erforderlichen Rechnungsdaten als strukturierter elektronischer Datensatz ausgestellt, übermittelt, empfangen und elektronisch weiterverarbeitet werden. Dieser Datensatz ist für das menschliche Auge nur schwer lesbar. Es gibt aber spezielle Software, die den Datensatz für Menschen verständlich „übersetzt“.

Für E-Rechnungen gibt es zwei Datenformate. Bei der XRechnung wird nur der strukturierte Datensatz in Form einer XML-Datei erzeugt und versendet. Die XRechnung kommt bereits jetzt im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz. Die XML-Datei ist für Menschen kaum lesbar und muss mit spezieller Software für den Menschen „übersetzt“ werden. Bei dem ZUGFeRD-Format wird der strukturierte Datenteil in ein PDF-Dokument eingebettet. Dieses hybride Format hat den Vorteil, dass die Rechnung auch vom Menschen gelesen werden kann und gleichzeitig die Anforderungen an die elektronische Weiterverarbeitung erfüllt.

Empfang von E-Rechnungen

Ab dem 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend. Der Geschäftspartner muss keine Zustimmung einholen, sondern kann ab diesem Datum nur noch E-Rechnungen versenden. Für den Empfang ist eine E-Mail-Adresse ausreichend. Es empfiehlt sich eine separate Adresse wie buchhaltung@ oder rechnung@ zu verwenden. Sie sind verpflichtet Rechnungen revisionssicher für 10 Jahre zu archivieren. Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Sie können diese nicht einfach ausdrucken und das Papierdokument archivieren. Mit einer E-Mail-Archivierung können Sie diese Pflicht aber mühelos umsetzen.

Versand von E-Rechnungen

Folgende Rechnungen sind aktuell von der E-Rechnung befreit: Rechnungen an private Endverbraucher und ausländische Unternehmen, Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro sowie Leistungen, die nach §4 Nummer 8 bis 29 UstG steuerfrei sind. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen beginnt die Pflicht grundsätzlich ab dem 01.01.2025, es gibt jedoch Übergangsfristen.

• Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform abgerechnet werden, es ist aber die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich!
• Bis zum 31.12.2027 ist das auch für Unternehmen möglich, deren Vorjahresumsatz die Grenze von 800.000 € nicht übersteigt.
• Ab dem 01.01.2028 wird die E-Rechnung dann in allen Bereichen verbindlich.

Was bedeutet das für Sie?

Sprechen Sie schon jetzt Ihre Geschäftspartner und Lieferanten an, ob und in welchem Format sie ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen versenden. Nehmen Sie bei Unklarheiten Kontakt mit Ihrem Steuerbüro oder Ihrer Anwaltskanzlei auf. Der Empfang von E-Rechnungen sowie die Archivierung können Sie ohne viel Aufwand zum 01.01.2025 nutzen. Auch wenn es für den Versand Ausnahmen und Übergangsfristen gibt, sollten Sie sich rechtzeitig mit dem Hersteller Ihrer Warenwirtschaftslösung, ERP-System, etc. abstimmen, damit Sie die für Sie gültige Frist auch einhalten und E-Rechnungen versenden können. Rechnen Sie damit, dass die Hersteller sehr viele Anfragen von Kunden bezüglich E-Rechnung haben und eher nicht spontan reagieren können. Für manche Branchen wie etwa die Heilberufe gibt es eventuell Besonderheiten zu berücksichtigen. Nehmen Sie im Zweifelsfall Kontakt mit dem Dachverband auf.

Wir unterstützen Sie

Mit uns als IT-Dienstleister in der Region Marburg erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen der revisionssicheren Archivierung mühelos. Sprechen Sie uns an, wir kümmern uns darum, dass Sie E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 den gesetzlichen Anforderungen entsprechend empfangen und archivieren können. Gerne nehmen wir auch Kontakt mit dem Hersteller Ihrer Software zum Erstellen der E-Rechnung auf, sollte dieser Änderungen oder Updates an der IT-Infrastruktur vornehmen müssen. Bei einigen unserer Kunden sind diese Arbeiten bereits erfolgreich abgeschlossen und die Kunden können ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen versenden. Sollten Sie unsicher sein, ob Ihre Software E-Rechnungen erstellen kann oder hat der Hersteller Ihnen mitgeteilt, dass die Software E-Rechnungen nicht unterstützt, helfen wir Ihnen natürlich gerne bei der Suche nach einer Alternative.